BAB I
LATAR BELAKANG
Pada
perkembangannya saat ini menunjukan bahwa makin cepatnya perubahan dalam segala
bidang kehidupan, yang diakibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang
sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara
baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap tetap bisa berhasil
dalam menghadapi persaingan.
Penekanan akan makin pentingnya
kualitas SDM merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini
tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah
menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan
usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi
pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat
menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan
baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang
sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang
mengglobal, sehingga pengabaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia
bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan
itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi.
Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun
dapat dimanfaatkan oleh organisasi dengan tetap memberikan otonomi
pengembangannya pada individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan
pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan, oleh
karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang
diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui
pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu
melakukan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam
kondisi yang demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia
pembelajar.
Sebelum
memahami konsep manajemen pengetahuan
ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi,
pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di
samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data,
informasi, kemudian menjadi pengetahuan.
- Data
adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan
mentah informasi).
- Informasi
adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi
dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.
- Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.
BAB II
TUJUAN
Sebuah sistem Manajemen Pengetahuan bertujuan tidak hanya pada saling berbagi
informasi, tetapi juga menghubungkan asumsi dan kepercayaan peserta didik.
Keahlian- pengetahuan yang tersembunyi yang tersimpan dalam kepala orang-dapat
dijelaskan dan berbagi dengan orang lain, akhirnya menjadi pengetahuan baru yang dibuat, yang dipahami
dan diterima di seluruh organisasi.
Sumberdaya manusia memegang peranan penting dalam membangun
budaya yeng berpusat pada pengetahuan (knowledge-centric culture), dalam
hubungan ini yang pelu diperankan oleh SDM untuk menambah nilai adalah sebagai
berikut (Linda Holbeche) :
·
Fokus
pada pembentukan struktur yang tepat
·
Mengembangkan kepemimpinan fasilitatif
·
Membangun
infrastruktut teknologi informasi
·
Membina hubungan dengan pemasok.
Bidang lain yang dapat memberi pengaruh besar adalah
memampukan budaya pengetahuan, serta dapat menjadi katalis perubahan budaya,
disamping itu SDM hendaknya membenatu membangun infrastruktur yang dapat
diterapkan dan memerlukan ketrampilan, ini dapat dilakukan dalam konteks perlu
adanya struktur dan desain organisasi, karir dan struktur karir, manajemen
kinerja, mengembangkan fokus belajar bagi organisasi, dan perencanaan suksesi.
Dengan demikian SDM mempunyai peran penting
dalam mendorong perkembangan organisasi menuju organisasi yang berpusat pada
pengetahuan, melalui pembentukan budaya organisasi yang mendukung pembangunan
dan sharing pengetahuan. Secara spesifik SDM dapat menambah nilai dengan
mengambangkan program kesadaran akan pengetahuan, baik sebagai aktivitas
terpisah atau dengan mengintegrasikannya dengan program pengembangan organisasi
yang ada, dalam hubungan ini perlu dikomunikasikan tentang bagaimana organisasi
membangun kapabilitas manajemen pengetahuannya, menjamin kepemimpinan yang
tepat dan menerima dukungan pengembangan.
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
Randeree (2006)
menyatakan bahwa manajemen pengetahuan semakin berperan penting dalam bisnis
dari banyak organisasi, karena mereka menyadari bahwa daya saing tergantung
pada manajemen sumber daya intelektual yang efektif. Sejalan dengan Renderee,
Palacios et. al. (2009) memahami manajamen pengetahuan sebagai sebagai
sebuah sistem manajemen yang menangkap aspek model mapan organisasi dan
memperluasnya untuk menyediakan metodologi praktis. Mereka mendefinisikan
kandungan dari manajemen pengetahuan yang terdiri dari dua dimensi: prinsip dan
praktek. Konsep khusus mereka mengenai manajemen pengetahuan adalah sebagai
alat manajemen yang ditandai dengan seperangkat prinsip bersama dengan
serangkaian praktek dan teknik melalui prinsip-prinsip yang diperkenalkan,
tujuannya yakni untuk membuat, mengubah, menyebarkan dan memanfaatkan
pengetahuan. Definisi ini memungkinkan kita untuk memverifikasi apakah sebuah
fungsi sistem manajemen didasarkan atas kepercayaan dan nilai-nilai yang
terkandung dalam prinsip-prinsip KM. Analisis apakah prinsip-prinsip ini
terwujud dalam seperangkat praktik dan teknik dalam perilaku rutin perusahaan
juga merupakan suatu hal penting. Setiap perusahaan mengembangkan prinsip-prinsip
KM dalam konteks yang berbeda. Namun, harus mempertimbngkan apakah sesuai untuk
menentukan seperangkat prinsip umum yang perlu dipadukan kedalam suatu sistem
KM.
Natarajan dan
Shekar (2000) dalam Jamaliah Abdul Hamid (Understanding Knowledge Management, 2003) mendefinisikan Manajemen Pengetahuan
sebagai kegiatan terstruktur dari organisasi dalam rangka memperbaiki kapasitas
organisasinya. Caranya adalah dengan memperoleh, membagi, dan memanfaatkan
pengetahuan untuk meningkatkan derajat kelangsungan hidup dan keberhasilan
organisasi. David dan Associate (1997) mengatakan bahwa manajemen pengetahuan
adalah suatu proses yang sistematik dalam menciptakan, mengumpulkan,
mengorganisasikan, mendifusikan, memanfaatkan, dan mengeksploitasi pengetahuan.
Dari definisi tersebut maka ada empat subsistem dari manajemen pengetahuan
yakni mendapatkan, menciptakan, menyimpan, dan mentransfer-memanfaatkan
pengetahuan.
Sistem yang diciptakan merupakan
suatu keterkaitan yang komprehensif dari informasi dan pengetahuan dari beragam
sumber seperti kalangan praktisi, ilmuwan, dan pengamat. Data dan
informasi diolah, dianalisis, dan sejauh mungkin disintesis yang kemudian
dipakai untuk menyusun strategi bisnis perusahaan. Keberhasilan penerapan
manajemen pengetahuan sangat bergantung pada beberapa faktor. Faktor pertama
adalah kualitas pemimpin perusahaan yang didukung semua lini. Dalam hal ini
pemimpin, contohnya manajemen menengah, haruslah berkomitmen dan taat akan asas
dalam menerapkan dan mengembangkan sistem secara partisipatif dan integral.
Kedua adalah dukungan budaya kerja berbasis pengetahuan di kalangan manajemen
dan karyawan. Secara eksplisit budaya pengetahuan akan memperkuat budaya kerja
yang ada. Dan yang ketiga, karena sebagai sistem maka manajemen pengetahuan harus
merupakan sistem bisnis perusahaan yang total. Artinya subsistem
manajemen pengetahuan berkaitan dengan subsistem lainnya seperti dengan
subsistem-subsistem manajemen SDM, manajemen finansial, manajemen kompensasi,
manajemen produksi, manajemen pemasaran (Mangkuprawira, 2008).
Ada beberapa hambatan bagi introduksi
manajemen pengetahuan efektif, menurut Yu (2002) diantaranya adalah (1)
absennya suatu budaya yang mengatasi resistensi para anggota dalam sebuah
organisasi untuk berbagi pengetahuan; (2) kurangnya atau tidak cukupnya
komunikasi kepada para karyawan mengenai konsep KM dan manfaatnya; (3) sebuah
hierarki yang menghindari difusi pengetahuan serta proses pembelajaran; (4)
suatu struktur organisasi dengan fleksibilitas langka yang menghalangi transfer
pengetahuan internal; (5) teknologi kuno atau sangat rumit; (6) kesalahan dalam
memadukan KM dengan praktek kerja yang lazim; (7) kurangnya pelatihan.
Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara
cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga
memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi
dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta
perbedaan waktu.KM dapat berkontribusi bagi keberlangsungan keunggulan
kompetitif, memungkinkan pengembangan kompetensi-kompetensi berbeda (Media
Indonesia, 26 Agustus 1999). Gloet and Terziovski (2004) menganggap KM sebagai
penggerak utama dibalik seperangkat kompetensi dalam sebuah organisasi.
Khususnya, implementasi KM dapat memungkinkan penyebaran inovasi
kompetensi. Cara organisasi mengembangkan kebijaksanaannya dan meregenerasi
pengetahuannya adalah dengan langsung dikondisikan oleh alam dan kepentingan
sistem manajemen ini. Sejalan dengan hal ini, Zollo dan Winter (2002) dalam
Palacios et. al. (2009)
menyatakan bahwa organisasi mengembangkan kompetensi-kompetensi dinamis ketika
tiga mekanisme bersamaan ada. Ketiganya antara lain akumulasi pengalaman,
artikulasi pengetahuan dan kodifikasinya. Suatu sistem KM meliputi ketiga hal
tersebut. Pengenalan sistem KM memungkinkan perolehan pengetahuan baru, yang
menciptakan rutinitas baru, model mental dan inovasi.
Dalam Manajemen
Pengetahuan (KM) dikenal istilah Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge.
Tacit knowledge adalah
pengetahuan yang pada umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih
ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Pada umumnya, Tacit
Knowledge masih berhubungan dengan
hal-hal yang bersifat praktek, dimana transfer knowledge tersebut masih dilakukan dengan cara sosialisasi
langsung. Tacit Knowledge dapat
didokumentasikan, tetapi membutuhkan penjelasan rinci agar tidak terjadi
kesalahpahaman kepada orang yang membaca dokumentasi dari pengetahuan tersebut.
Sebaliknya explicit knowledge adalah pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk ditransfer
atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi karena umumnya merupakan
pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para ahli untuk membagi
pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus
datang langsung untuk mengajari orang tersebut. Contohnya adalah pelajaran knowledge manajemen, di mana setiap mahasiswa dapat belajar dari
modul-modul yang disediakan dosen. Transfer antara tacit
knowledge dan explicit knowledge kepada orang-orang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan dapat
dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Socialization (tacit
to tacit): tacit knowledge di share kepada orang lain dengan cara mengamati,mencontoh dan melatih
tanpa mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledgetersebut.
2. Externalization (tacit to explicit): tacit knowledge di share dengan cara mendokumentasikan secara logis
dan konseptual, sehingga mudah untuk dimengerti orang lain.
3. Combination (explicit
to explicit): explicit
knowledge yang sudah dimiliki dan
eksternal knowledge dikombinasikan
untuk mengembangkan explicit knowledge yang sudah ada.
4. Internalization (explicit
to tacit) : explicit
knowledge yang sudah ada dipelajari dan
dipraktekkan untuk mendapatkan tacit knowledge yang baru dan bermanfaat.
Adopsi manajemen
pengetahuan memiliki dampak positif terhadap proses organisasional yang
menciptakan, menyimpan, mendistribusikan dan menginterpretasikan pengetahuan
serta rekrutmen, retensi dan keterlibatan aktif para karyawan bertalenta.
Manajemen pengetahuan juga memiliki dampak positif terhadap kemampuan
perusahaan dalam mengelola proyek-proyek riset dan pengembangan guna mengangkat
kemampuan internal bagi pengenalan pengetahuan dan untuk meningkatkan stok
pengetahuan yang tersedia Gloet dan Terziovski (2004) dalamPalacios et. al. (2008).
Perkembangan budaya organisasi yang
mendorong pertuikaran pengetahuan mendorong dialog mengenai pekerjaan dan
kesalahan yang telah dilakukan. Dalam hal ini, perusahaan yang dimiliki oleh
suatu kelompok dapat menggunakan sumberdaya secara bersama. Sumberdaya seperti
pengetahuan pengolahan khusus dan kemampuan teknis dapat ditukarkan dalam
bentuk suatu “budaya” umum dari keunggukan dan intelejen teknis terkemuka.
Konteks organisasional dan budaya seperti ini dapat menarik orang-orang
bertalenta, sehingga meningkatkan modal manusia dengan pengetahuan tacit yang
relevan. Pembelajaran terus menerus dan budaya inovatif memiliki dampak positif
bagi pertumbuhan stok pengetahuan. (Scarbrough, 2003).
Akuisisi
pengetahuan adalah pengumpulan data-data dari
seorang pakar ke dalam suatu sistem (program komputer). Bahan pengetahuan
dapat diperoleh melalui buku, jurnal ilmiah, literatur, seorang pakar,
browsing internet, laporan dan lain-lain. Sumber pengetahuan
dari buku, jurnal ilmiah, literatur,
seorang pakar, browsing internet, laporan dijadikan dokumentasi
untuk dipelajari, diolah dan dikumpulkan dengan
terstruktur menjadi basis pengetahuan (knowledge base). Sumber-sumber
pengetahuan yang diperoleh agar menghasilkan
data-data yang baik maka perlu
diolah dengan kemampuan yang baik pula sehingga dapat menghasilkan
solusi yang efisien. Karena kemampuan yang menjadi hal yang pokok/wajib
dibutuhkan oleh seorang pengembang sistem. Dalam membangun
sistem besar, seseorang memerlukan knowledge engineer atau pakar elisitasi
pengetahuan untuk berinteraksi dengan satu
atau lebih pakar manusia dalam membangun
basis pengetahuan (Rahmat, 2010).
BAB IV
PEMBAHASAN
PT. Exelcomindo
sebagai Perusahaan dengan Manajemen Pengetahuan berbasis Teknologi Sebagai perusahaan yang
bergerak di industri telekomunikasi, PT Excelcomindo Pratama Tbk merupakan
salah satu perusahaan yang mengembangkan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management
system) berbasis teknologi.
Pengembangan knowledge management di
perusahaan dikarenakan faktor kebutuhan, karena setiap orang berubah sehingga
ilmunya juga terus bertambah. Mobilitas orang pun semakin tinggi, sehingga
setiap orang membutuhkan suatu bentuk bagaimana men-transfer pengetahuan dengan
mudah. Salah satunya dengan knowledge management yang dahulunya dimulai dengan
sharing knowledge. Sekarang sudah lebih otomatis dan semua sudah masuk di
komputer (HC, Joris de Fretes selaku Director-Corporate Services Excelcomindo,
2007) Melihat fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan
seperti XL yang dituntut untuk selalu memberikan layanan informasi yang akurat
dan aktual kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge
management yang ada di XL merupakan sumber informasi yang sangat berharga.
Bahwa perusahaan yang mempunyai sumber informasi yang solid dan juga kaya akan
selalu mempunyai manfaat dan terbukti banyak perusahaan yang menggunakan
knowledge management karena nilai yang didapat untuk perusahaan (Jan S.
Tanumihardja selaku General Manager HC-Learning & Developmet Excelcomindo,
2007). Kesuksesan XL
membangun Knowledge Management Kesuksesan XL membangun
knowledge management karena memiliki sistem yang kuat. Ukuran kesuksesan
tersebut paling tidak telah diakui dengan prestasi sebagai salah satu pemenang
2007 Indonesia Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) yang melibatkan CEO dan
direktur dari berbagai perusahaan di Indonesia sebagai panelis. Diperlukan Komitmen
Agar knowledge
management dan proses berbagi (sharing) pengalaman dapat
berjalan dengan baik, diperlukan infrastruktur juga komitmen untuk memulainya.
XL telah memiliki
infrastrukturnya, sehingga awalnya informasi dikemas, dan disimpan dalam bentuk
data di komputer. Misalnya melalui aktivitas book sharing, informasi mengenai Standard Operating
Procedure perusahaan, juga dapat
dipakai orang lain untuk memperbaiki kinerjanya. XL beruntung bisa dalam
kondisi seperti itu. Hal ini dapat menjadi nilai lebih bagi perusahaan
sekaligus menjadi modal dalam mengarungi persaingan bisnis yang kian ketat. XL sebagai Pemenang
Indonesia MAKE Award PT Excelcomindo Pratama Tbk (XL), meraih penghargaan
“Indonesia MAKE Award 2007″. MAKE itu Most Admired Knowledge Enterprise. Studi
dilakukan atas 63 perusahaan, dan terjaring 11 pemenang, salah di satunya,
yakni XL, terpilih untuk maju mewakili Indonesia di ajang serupa tingkat Asia.
Pemenang penghargaan
MAKE adalah perusahaan-perusahaan yang dinilai mengelola pengetahuan
organisasinya yang berpengaruh sangat baik terhadap kinerja dan hasil
perusahaan. Kriteria penilaian MAKE Award, antara lain perusahaan yang
bersangkutan menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan,
mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan
manajemen senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan. XL telah
memiliki komitmen mengkapitalisasi pengetahuan untuk meningkatkan kinerja
perusahaan. XL memahami pentingnya manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi
untuk membantu meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia, sehingga perusahaan
mampu menghadirkan layanan, produk dan program yang inovatif serta terpercaya.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
PT. Excelcomindo
menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan
manajemen senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan.
Fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan
seperti XL yang dituntut untuk selalu memberikan layanan informasi yang akurat
dan aktual kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge
management yang ada di XL merupakan sumber informasi yang sangat berharga
5.2 Saran
Manajemen Pengetahuan merupakan sebuah hal
yang sangat penting dalam menjaga hubungan perusahaan baik internal maupun
eksternal. Dengan semakin berkembangnya zaman, transfer pengetahuan haruslah
berjalan dengan baik agar tujuan yang diinginkan oleh kedua pihak dalam hal ini
antara perusahaan dan pelanggan dapat tercapai dengan baik. Perusahaan perlu
melakukan berabagai tindakan yang memungkinkan pengembangan dan pembaruan aset
strategis lainnya sehingga dapat terus memajukan inovasi yang dapat menguntungkan
semua pihak terutama bagi para pelanggannya
agar para pelanggan dapat mendapatkan informasi dan dapat meningkatkan pelayanan
yang lebih baik dan akurat. .
BAB VI
DAFTAR PUSTAKA
Randeree, E. 2006.
Knowledge management: securing the future. Journal of Knowledge Management,
10(4), 145-156. doi:10.1108/13673270610679435.
Rahmat. Akuisisi
Pengetahuan. http://blog.re.or.id/akuisisi-pengetahuan-knowledge-acquisition.htm.
Accessed 28 September 2011
Mangkuprawira, Tb.
Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen Pengetahuan. http: //ronawajah.wordpress.com/2008/03/30/mengapa-membutuhkan-sistem-manajemen-pengetahuan/.
Accessed 28 September 2011.
Yu, C. M. (2002)
Socialising knowledge management: The influence of the opinion leader.
Journal of Knowledge Management Practice, 3. www.tlainc.com/jkmp3.htm. Accesed 28 September 2011
Hansen, MT, Nohria, N.
dan Tierney, T. 1999. What’s your strategy for managing knowledge?, Harvard Business
Review.
Anonim.PT.Exelcomindo.
http://www.xl.co.id [28 September 2011].