MANAJEMEN PENGETAHUAN PT. Exelcomindo

BAB I
LATAR BELAKANG
              Pada perkembangannya saat ini menunjukan bahwa makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, yang diakibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap tetap bisa berhasil dalam menghadapi persaingan.
              Penekanan akan makin pentingnya kualitas SDM merupakan salah satu respon  dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pengabaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi.
Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan oleh organisasi dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.
Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan.
  • Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi).
  • Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.
  • Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.

BAB II
TUJUAN
Sebuah sistem Manajemen Pengetahuan  bertujuan tidak hanya pada saling berbagi informasi, tetapi juga menghubungkan asumsi dan kepercayaan peserta didik. Keahlian- pengetahuan yang tersembunyi yang tersimpan dalam kepala orang-dapat dijelaskan dan berbagi dengan orang lain, akhirnya menjadi  pengetahuan baru yang dibuat, yang dipahami dan diterima di seluruh organisasi.
Sumberdaya manusia memegang peranan penting dalam membangun budaya yeng berpusat pada pengetahuan (knowledge-centric culture), dalam hubungan ini yang pelu diperankan oleh SDM untuk menambah nilai adalah sebagai berikut (Linda Holbeche) :
·         Fokus pada pembentukan struktur yang tepat
·          Mengembangkan kepemimpinan fasilitatif
·         Membangun infrastruktut teknologi informasi
·          Membina hubungan dengan pemasok.
Bidang lain yang dapat memberi pengaruh besar adalah memampukan budaya pengetahuan, serta dapat menjadi katalis perubahan budaya, disamping itu SDM hendaknya membenatu membangun infrastruktur yang dapat diterapkan dan memerlukan ketrampilan, ini dapat dilakukan dalam konteks perlu adanya struktur dan desain organisasi, karir dan struktur karir, manajemen kinerja, mengembangkan fokus belajar bagi organisasi, dan perencanaan suksesi.
             Dengan demikian SDM mempunyai peran penting dalam mendorong perkembangan organisasi menuju organisasi yang berpusat pada pengetahuan, melalui pembentukan budaya organisasi yang mendukung pembangunan dan sharing pengetahuan. Secara spesifik SDM dapat menambah nilai dengan mengambangkan program kesadaran akan pengetahuan, baik sebagai aktivitas terpisah atau dengan mengintegrasikannya dengan program pengembangan organisasi yang ada, dalam hubungan ini perlu dikomunikasikan tentang bagaimana organisasi membangun kapabilitas manajemen pengetahuannya, menjamin kepemimpinan yang tepat dan menerima dukungan pengembangan.



BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
Randeree (2006) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan semakin berperan penting dalam bisnis dari banyak organisasi, karena mereka menyadari bahwa daya saing tergantung pada manajemen sumber daya intelektual yang efektif. Sejalan dengan Renderee, Palacios et. al. (2009) memahami manajamen pengetahuan sebagai sebagai sebuah sistem manajemen yang menangkap aspek model mapan organisasi dan memperluasnya untuk menyediakan metodologi praktis. Mereka mendefinisikan  kandungan dari manajemen pengetahuan yang terdiri dari dua dimensi: prinsip dan praktek. Konsep khusus mereka mengenai manajemen pengetahuan adalah sebagai alat manajemen yang ditandai dengan seperangkat prinsip bersama dengan serangkaian praktek dan teknik melalui prinsip-prinsip yang diperkenalkan, tujuannya yakni untuk membuat, mengubah, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan. Definisi ini memungkinkan kita untuk memverifikasi apakah sebuah fungsi sistem manajemen didasarkan atas kepercayaan dan nilai-nilai yang terkandung dalam prinsip-prinsip KM. Analisis apakah prinsip-prinsip ini terwujud dalam seperangkat praktik dan teknik dalam perilaku rutin perusahaan juga merupakan suatu hal penting. Setiap perusahaan mengembangkan prinsip-prinsip KM dalam konteks yang berbeda. Namun, harus mempertimbngkan apakah sesuai untuk menentukan seperangkat prinsip umum yang perlu dipadukan kedalam suatu sistem KM.
Natarajan dan Shekar (2000) dalam Jamaliah Abdul Hamid (Understanding Knowledge Management, 2003) mendefinisikan Manajemen Pengetahuan sebagai kegiatan terstruktur dari organisasi dalam rangka memperbaiki kapasitas organisasinya. Caranya adalah dengan memperoleh, membagi, dan memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan derajat kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi. David dan Associate (1997) mengatakan bahwa manajemen pengetahuan adalah suatu proses yang sistematik dalam menciptakan, mengumpulkan, mengorganisasikan, mendifusikan, memanfaatkan, dan mengeksploitasi pengetahuan. Dari definisi tersebut maka ada empat subsistem dari manajemen pengetahuan yakni mendapatkan, menciptakan, menyimpan,  dan mentransfer-memanfaatkan pengetahuan.
Sistem  yang diciptakan merupakan suatu keterkaitan yang komprehensif dari informasi dan pengetahuan dari beragam sumber seperti  kalangan praktisi, ilmuwan, dan pengamat. Data dan  informasi diolah, dianalisis, dan sejauh mungkin disintesis yang kemudian dipakai untuk menyusun strategi bisnis perusahaan. Keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan sangat bergantung pada beberapa faktor. Faktor pertama adalah kualitas pemimpin perusahaan yang didukung semua lini. Dalam hal ini pemimpin, contohnya manajemen menengah, haruslah berkomitmen dan taat akan asas dalam menerapkan dan mengembangkan sistem secara partisipatif dan integral. Kedua adalah dukungan budaya kerja berbasis pengetahuan di kalangan manajemen dan karyawan. Secara eksplisit budaya pengetahuan akan memperkuat budaya kerja yang ada. Dan yang ketiga, karena sebagai sistem maka manajemen pengetahuan harus merupakan  sistem bisnis perusahaan yang total. Artinya subsistem manajemen pengetahuan berkaitan dengan subsistem lainnya seperti dengan subsistem-subsistem manajemen SDM, manajemen finansial, manajemen kompensasi, manajemen produksi, manajemen pemasaran (Mangkuprawira, 2008).
Ada beberapa hambatan bagi introduksi manajemen pengetahuan efektif, menurut Yu (2002) diantaranya adalah (1) absennya suatu budaya yang mengatasi resistensi para anggota dalam sebuah organisasi untuk berbagi pengetahuan; (2) kurangnya atau tidak cukupnya komunikasi kepada para karyawan mengenai konsep KM dan manfaatnya; (3) sebuah hierarki yang menghindari difusi pengetahuan serta proses pembelajaran; (4) suatu struktur organisasi dengan fleksibilitas langka yang menghalangi transfer pengetahuan internal; (5) teknologi kuno atau sangat rumit; (6) kesalahan dalam memadukan KM dengan praktek kerja yang lazim; (7) kurangnya pelatihan.
Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta perbedaan waktu.KM dapat berkontribusi bagi keberlangsungan keunggulan kompetitif, memungkinkan pengembangan kompetensi-kompetensi berbeda (Media Indonesia, 26 Agustus 1999). Gloet and Terziovski (2004) menganggap KM sebagai penggerak utama dibalik seperangkat kompetensi dalam sebuah organisasi.  Khususnya, implementasi KM dapat memungkinkan penyebaran inovasi kompetensi. Cara organisasi mengembangkan kebijaksanaannya dan meregenerasi pengetahuannya adalah dengan langsung dikondisikan oleh alam dan kepentingan sistem manajemen ini. Sejalan dengan hal ini, Zollo dan Winter (2002) dalam Palacios et. al. (2009) menyatakan bahwa organisasi mengembangkan kompetensi-kompetensi dinamis ketika tiga mekanisme bersamaan ada. Ketiganya antara lain akumulasi pengalaman, artikulasi pengetahuan dan kodifikasinya. Suatu sistem KM meliputi ketiga hal tersebut. Pengenalan sistem KM memungkinkan perolehan pengetahuan baru, yang menciptakan rutinitas baru, model mental dan inovasi.
Dalam Manajemen Pengetahuan (KM) dikenal istilah Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang pada umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Pada umumnya, Tacit Knowledge masih berhubungan dengan hal-hal yang bersifat praktek, dimana transfer knowledge tersebut masih dilakukan dengan cara sosialisasi langsung. Tacit Knowledge dapat didokumentasikan, tetapi membutuhkan penjelasan  rinci agar tidak terjadi kesalahpahaman kepada orang yang membaca dokumentasi dari pengetahuan tersebut. Sebaliknya explicit knowledge adalah pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk ditransfer atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi karena umumnya merupakan pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para ahli untuk membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang tersebut. Contohnya adalah pelajaran knowledge manajemen, di mana setiap mahasiswa dapat belajar dari modul-modul yang disediakan dosen. Transfer antara tacit knowledge dan explicit knowledge kepada orang-orang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Socialization (tacit to tacit): tacit knowledge di share kepada orang lain dengan cara mengamati,mencontoh dan melatih tanpa mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledgetersebut.
2. Externalization (tacit to explicit): tacit knowledge di share dengan cara mendokumentasikan secara logis dan konseptual, sehingga mudah untuk dimengerti orang lain.
3.  Combination (explicit to explicit): explicit knowledge yang sudah dimiliki dan eksternal knowledge dikombinasikan untuk mengembangkan explicit knowledge yang sudah ada.
4. Internalization (explicit to tacit) : explicit knowledge yang sudah ada dipelajari dan dipraktekkan untuk mendapatkan tacit knowledge yang baru dan bermanfaat.
Adopsi manajemen pengetahuan memiliki dampak positif terhadap proses organisasional yang menciptakan, menyimpan, mendistribusikan dan menginterpretasikan pengetahuan serta rekrutmen, retensi dan keterlibatan aktif para karyawan bertalenta. Manajemen pengetahuan juga memiliki dampak positif terhadap kemampuan perusahaan dalam mengelola proyek-proyek riset dan pengembangan guna mengangkat kemampuan internal bagi pengenalan pengetahuan dan untuk meningkatkan stok pengetahuan yang tersedia Gloet dan Terziovski (2004) dalamPalacios et. al. (2008).
      Perkembangan budaya organisasi yang mendorong pertuikaran pengetahuan mendorong dialog mengenai pekerjaan dan kesalahan yang telah dilakukan. Dalam hal ini, perusahaan yang dimiliki oleh suatu kelompok dapat menggunakan sumberdaya secara bersama. Sumberdaya seperti pengetahuan pengolahan khusus dan kemampuan teknis dapat ditukarkan dalam bentuk suatu “budaya” umum dari keunggukan dan intelejen teknis terkemuka. Konteks organisasional dan budaya seperti ini dapat menarik orang-orang bertalenta, sehingga meningkatkan modal manusia dengan pengetahuan tacit yang relevan. Pembelajaran terus menerus dan budaya inovatif memiliki dampak positif bagi pertumbuhan stok pengetahuan.  (Scarbrough, 2003).
Akuisisi  pengetahuan  adalah  pengumpulan  data-data  dari  seorang pakar ke dalam suatu sistem (program  komputer). Bahan pengetahuan dapat diperoleh melalui buku, jurnal ilmiah, literatur, seorang pakar, browsing internet, laporan dan lain-lain. Sumber  pengetahuan  dari  buku,  jurnal  ilmiah,  literatur,  seorang  pakar,  browsing internet, laporan dijadikan dokumentasi untuk dipelajari,  diolah dan dikumpulkan  dengan  terstruktur  menjadi  basis  pengetahuan (knowledge base). Sumber-sumber  pengetahuan  yang  diperoleh  agar  menghasilkan  data-data  yang  baik    maka  perlu  diolah  dengan  kemampuan yang baik pula sehingga dapat menghasilkan solusi  yang efisien. Karena kemampuan yang menjadi hal yang pokok/wajib dibutuhkan oleh seorang pengembang sistem.  Dalam  membangun  sistem  besar,  seseorang  memerlukan  knowledge  engineer atau  pakar  elisitasi  pengetahuan  untuk  berinteraksi  dengan  satu  atau  lebih  pakar  manusia  dalam  membangun  basis  pengetahuan (Rahmat, 2010).


BAB IV
PEMBAHASAN
 PT. Exelcomindo sebagai Perusahaan dengan Manajemen Pengetahuan berbasis Teknologi Sebagai perusahaan yang bergerak di industri telekomunikasi, PT Excelcomindo Pratama Tbk merupakan salah satu perusahaan yang mengembangkan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) berbasis teknologi.
 Pengembangan knowledge management di perusahaan dikarenakan faktor kebutuhan, karena setiap orang berubah sehingga ilmunya juga terus bertambah. Mobilitas orang pun semakin tinggi, sehingga setiap orang membutuhkan suatu bentuk bagaimana men-transfer pengetahuan dengan mudah. Salah satunya dengan knowledge management yang dahulunya dimulai dengan sharing knowledge. Sekarang sudah lebih otomatis dan semua sudah masuk di komputer (HC, Joris de Fretes selaku Director-Corporate Services Excelcomindo, 2007) Melihat fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan seperti XL yang dituntut untuk selalu memberikan layanan informasi yang akurat dan aktual kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge management yang ada di XL merupakan sumber informasi yang sangat berharga. Bahwa perusahaan yang mempunyai sumber informasi yang solid dan juga kaya akan selalu mempunyai manfaat dan terbukti banyak perusahaan yang menggunakan knowledge management karena nilai yang didapat untuk perusahaan (Jan S. Tanumihardja selaku General Manager HC-Learning & Developmet Excelcomindo, 2007). Kesuksesan XL membangun Knowledge Management Kesuksesan XL membangun knowledge management karena memiliki sistem yang kuat. Ukuran kesuksesan tersebut paling tidak telah diakui dengan prestasi sebagai salah satu pemenang 2007 Indonesia Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) yang melibatkan CEO dan direktur dari berbagai perusahaan di Indonesia sebagai panelis. Diperlukan Komitmen Agar knowledge management dan proses berbagi (sharing) pengalaman dapat berjalan dengan baik, diperlukan infrastruktur juga komitmen untuk memulainya.
XL telah memiliki infrastrukturnya, sehingga awalnya informasi dikemas, dan disimpan dalam bentuk data di komputer. Misalnya melalui aktivitas book sharing, informasi mengenai Standard Operating Procedure perusahaan, juga dapat dipakai orang lain untuk memperbaiki kinerjanya. XL beruntung bisa dalam kondisi seperti itu. Hal ini dapat menjadi nilai lebih bagi perusahaan sekaligus menjadi modal dalam mengarungi persaingan bisnis yang kian ketat. XL sebagai Pemenang Indonesia MAKE Award PT Excelcomindo Pratama Tbk (XL), meraih penghargaan “Indonesia MAKE Award 2007″. MAKE itu Most Admired Knowledge Enterprise. Studi dilakukan atas 63 perusahaan, dan terjaring 11 pemenang, salah di satunya, yakni XL, terpilih untuk maju mewakili Indonesia di ajang serupa tingkat Asia.
Pemenang penghargaan MAKE adalah perusahaan-perusahaan yang dinilai mengelola pengetahuan organisasinya yang berpengaruh sangat baik terhadap kinerja dan hasil perusahaan. Kriteria penilaian MAKE Award, antara lain perusahaan yang bersangkutan menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan manajemen senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan. XL telah memiliki komitmen mengkapitalisasi pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. XL memahami pentingnya manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi untuk membantu meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia, sehingga perusahaan mampu menghadirkan layanan, produk dan program yang inovatif serta terpercaya.


BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
PT. Excelcomindo menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan manajemen senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan.
Fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan seperti XL yang dituntut untuk selalu memberikan layanan informasi yang akurat dan aktual kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge management yang ada di XL merupakan sumber informasi yang sangat berharga

5.2 Saran
Manajemen Pengetahuan merupakan sebuah hal yang sangat penting dalam menjaga hubungan perusahaan baik internal maupun eksternal. Dengan semakin berkembangnya zaman, transfer pengetahuan haruslah berjalan dengan baik agar tujuan yang diinginkan oleh kedua pihak dalam hal ini antara perusahaan dan pelanggan dapat tercapai dengan baik. Perusahaan perlu melakukan berabagai tindakan yang memungkinkan pengembangan dan pembaruan aset strategis lainnya sehingga dapat terus memajukan inovasi yang dapat menguntungkan semua pihak terutama bagi para pelanggannya  agar para pelanggan dapat mendapatkan informasi dan dapat meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan akurat. .



BAB VI
DAFTAR PUSTAKA
Randeree, E. 2006. Knowledge management: securing the future. Journal of Knowledge Management, 10(4), 145-156. doi:10.1108/13673270610679435.
Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen Pengetahuan. http: //ronawajah.wordpress.com/2008/03/30/mengapa-membutuhkan-sistem-manajemen-pengetahuan/. Accessed 28 September 2011.
Yu, C. M. (2002) Socialising knowledge management: The influence of the  opinion leader. Journal of Knowledge Management Practice, 3.  www.tlainc.com/jkmp3.htm. Accesed 28 September 2011
Hansen, MT, Nohria, N. dan Tierney, T. 1999. What’s your strategy for managing knowledge?, Harvard Business Review.
Anonim.PT.Exelcomindo. http://www.xl.co.id [28 September 2011].



NEXT ARTICLE Next Post
PREVIOUS ARTICLE Previous Post
NEXT ARTICLE Next Post
PREVIOUS ARTICLE Previous Post
 

Delivered by FeedBurner

-->