A. Pengertian knowledge management
Knowledge management merupakan sekumpulan informasi yang memiliki pola dan pikiran yang mampu memprediksi suatu sistem. knowledge Management yaitu bagaimana suatu pengetahuan (input) yang menjelaskan bagaimana cara memanfaatkan informasi, sumber daya manusia yang memiliki suatu pengetahuan yang dimiliki sumber daya manusia tersebut dimana pengetahuan ini dapat menghasilkan suatu barang atau jasa (output). Yang mana barang atau jasa ini belum pernah terpikirkan oleh pelanggan dan baru dicetuskan oleh suatu perusahaan dimana barang yang dihasilkan tersebut dapat menghasilkan suatu nilai tambah bagi suatu perusahaan tersebut.
Menurut Yogesh Malhotra, 1997 dimana suatu knowledge management ini diartikan sebagai “Knowledge management caters to the critical issues of organizational adaption,survival and competence in face of increasingly discontinuous environmental change.Essentially, it embodies organizational processes that seek synergistic combination of data and information processing capacity of information technologies, and the creative and innovative capacity of human beings”. Disini Yogesh memaparkan bahwa suatu organisasi memiliki suatu pengetahuan management dimana pengetahuan ini dapat melayani/ membantu menyelesaikan isu-isu yang ada di organisasi. Pengetahuan yang dimiliki ini dapat membantu kelangsungan hidup suatu organisasi dan dapat berkompetensi dalam menghadapi perubahan suatu lingkungan di organisasi tersebut. Pengetahuan ini juga tidak luput dari kapasitas pemprosesan teknologi informasi dan sumber daya manusia yang memiliki suatu kreativitas dan inovasi yang dapat membantu suatu organisasi dalam memecahkan suatu masalah.
Di Suatu perusahaan lebih menekankan pada sistem information value chain yang mana suatu perusahaan lebih menekankan pada kecanggihan dan kinerja dari sebuah sistem teknologi informasi yang sebagai kunci suatu keberhasilan yang dicapai dari suatu perusahaan. Sedangkan karyawan atau Sumber Daya Manusia yang dimiliki oleh perusahaan tersebut lebih menekankan bahwa Sumber Daya Masyarakat/ karyawan tersebut hanya memiliki fungsi mengendalikan dan mengoperasionalkan suatu sistem di dalam perusahaan tersebut.
Menurut Chase Internasional Survey (1997) yang menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu : (1) meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan, disini pengetahuan dapat menjadi suatu tolak ukur dan syarat dalam pengambilan keputusan agar pada pengambilan keputusan ini dapat menjadikan suatu organisasi dapat mengambil keputusan sesuai dengan masalah pada organisasi. (2) meningkatkan respon terhadap pelanggan, disini suatu perusahaan dapat respon terhadap keinginan pelanggan. (3) meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses , pada manfaat ini dimaksudkan bahwa suatu organisasi dapat meminimalkan waktu dengan sebaik-baiknya.meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses dalam perusahaan merupakan hal penting dalam organisasi itu sendiri. (4) meningkatkan kemampuan dalam berinovasi , sumber daya manusia / karyawan dapat meningkatkan kemampuan yang dimiliki untuk dapat berinovasi dalam menciptakan produk bagi perusahaan. (5) meningkatkan jumlah produk atau jasa, suatu manfaat yang paling akhir yaitu pada tahap meningkatkan produk atau jasa ini. suatu perusahaan yang menjadi tolak ukur berhasilkan barang yang mereka jual dapat diterima dan laris di mayarakat. Suatu produk dikatakan dapat diterima jika produksi barang tersebut meningkat begitu pula sebaliknya.
Knowledge management memiliki manfaat yaitu dapat meningkatkan kualitas suatu keputusan yang lebih baik dengan informasi yang yang benar-benar baik dan pantas untuk suatu perusahaan, mengasah dan meningkatkan inovasi, kreasi dan produktifitas dari Sumber Daya Manusia/ karyawandi suatu perusahaan tersebut ,kemudian kemampuan beradaptasi akan lingkungan masyarakat perusahaan harus bisa dan mampu untuk beradaptasi tentang apa yang sedang populer di kalangan masyarakat, dan meningkatkan respon pelanggan yang berupa informasi yang dapat membantu suatu perusahaan untuk menilai kembali apakah perusahaan tersebut sudah dinilai baik atau tidak oleh pelanggan. Jika tidak suatu perusahaan harus dapat memilih-milah mana yang kurang diminati pelanggan, sehingga pelanggan merasa dihargai dengan keinginannya.
B. Pengertian knowledge management cycle
Knowledge management cycle merupakan suatu Siklus manajemen pengetahuan menggambarkan cara di mana pengetahuan ditangkap, diproses dan didistribusikan dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Suatu perusahaan akan menerapkan proses Knowlegde Management cycle ini, perusahaan akan terus menerus memperoleh informasi dan dapat terus menerus melakukan suatu kegiatan mengolah sistem dan menghasilkan produk dan layanan sesuai dengan keinginan atau permintaan dari pelanggan. Hal ini dilakukan secara terus menerus dan berulang-ulang sampai keinginan pelanggan dapat terwujud. Tetapi hal ini tetap didukung dengan sistem dan Sumber Daya Manusia yang memadai agar tercapai tujuan dari perusahaan tersebut.
C. Model Knowledge Management cycle
Knowledge Management system cycle memiliki beberapa model antara lain yaitu model The Zack KM cycle (1996), The Bukowitz & Williams KM Cycle (2000), The McElroy KM cycle (2003), dan The Wiig KM cycle (1993).
Disini akan dijelaskan salah satu model Knowledge Management cycle model The Zack KM cycle (1996). Model Zack ini menekankan pada produk-produk informasi yang dimiliki oleh pelanggan baik dalam diri mereka atau dari luar diri mereka. Informasi yang dimiliki oleh pelanggan bisa berupa profil dari pelanggan itu sendiri. Knowledge Management model Zack ini lebih menekankan pada penambahan nilai bagi ‘knowledge produk ’ pada tiap level itu sendiri. Hal ini dimaksudkan bahwa perusahaan harus mampu untuk memberikan produk terbaik untuk pelanggan, perusahaan dapat mencari suatu informasi tentang produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Informasi inilah yang dapat membantu suatu perusahan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Proses dari model Zack KM cycle yaitu :
(1) Teknologi, teknologi disini sangat penting dalam suatu perusahaan hal ini dikarenakan teknologi yang dapat membantu proses input data maupun output dari perusahaan tersebut. Teknologi ini yang mempunyai peran yang sangat vital di suatu perusahaan. Tanpa teknologi yang memadai perusahaan akan kebingungan untuk memproses suatu informasi yang telah didapatnya.
(2) Fasilitas, ini merupakan hal penunjang dari suatu perusahaan. Fasilitas ini yang dapat membantu karyawan untuk bekerja sesuai dengan target dari suatu perusahaan dan fasilitas ini dapat menunjang kinerja dari sumber daya manusia / karyawan itu sendiri.
(3) Proses, perusahaan dapat menghasilkan suatu produk dan layanan. Hal ini dikarenakan adanya suatu proses yang berupa data (input) yang kemudian diproses menjadi output yaitu berupa produk dan layanan yang ditawarkan dan dihasilkan disuatu perusahaan. Jika suatu produk dan layanan yang ditawarkan kurang diminati oleh pelanggan, maka perusahaan harus mampu menelaah kekurangan dari produk tersebut dan mampu menelaah keinginan dari pelanggan kemudian di olah dan diproses kemudian dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan pelanggan dari produk yang dihasilkan perusahaan tersebut.
Langkah-langkah dari model Zack KM: (1) Acquisition, proses dimana pengetahuan yang berhubungan dengan kontrak pengetahuan dari luar perusahaan. Hal ini termasuk laporan pembelian dan pertukaran strategi yang melibatkan pertukaran atau sharing tentang pengetahuan yang dimiliki antar karyawan di suatu perusahaan. pertukaran pengetahuan ini yang dapat membantu karyawan agar karyawan yakin akan pengetahuan yang dimilikinya itu berguna untuk perusahaan yang dinaunginya. (2) Refinement (penyaringan/pembersihan), Hal ini merupakan penyaringan dari informasi yang dihasikan dari pertukaran karyawan. Pertukaran informasi ini kemudian diseleksi atau disaring mana yang pantas dan cocok untuk perusahaannya. Informasi ini yang dapat membantu perusahaan agar dapat mencapai target yang dicapai perusahaan. (3) Storage/retrieval (media penyimpanan), bagaimana suatu pengetahuan dikumpulkan dan disimpan di sebuah sistem biasanya dapat berupa arsip, sistem pengarsipan dan database. Media penyimpanan ini dapat membantu suatu organisasi untuk dapat meng input dan mengolah suatu data. (4) Distribution (cara pendistribusian, fax, email), cara pengdistribusian ini bisa disebarluaskan pada pihak ketiga atau pada seseorang atau kelompok khusus yang dapat menerima pengetahuan atau ide dari karyawan yang bersangkutan. Jika dari pihak perusahaan yang menginginkan pengetahuan dari karyawan dapat mencari melalui sistem atau menghubungi orang lain atau orang yang bersangkutan. (5) Presentation (pengunaan), langkah ini merupakan langkah terakhir pada siklus Zack ini. pengetahuan digunakan untuk menciptakan kreasi, inovasi sebagai keputusan disuatu perusahaan. pengetahuan ini dapat sebagai dasar pembelajaran di perusahaan yang kemudian pengetahuan ini menjadikan sebuah dasar atau pegangan dari pengambilan keputusan yang dapat berdampak langsung pada perusahaan tersebut.
Dalam knowledge management cycle ini dapat dilakukan secara berulang ulang dan secara bertahap agar dapat menghasilkan suatu produk yang berkualitas yang dihasilkan suatu perusahaan. Proses Knowledge Management Cycle ini dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan antara tahap 1 (satu) ke tahap berukutnya, tanpa ada suatu tahap yang tidak dijalankan oleh organisasi. Hal ini dapat berdampak pada organisasi tersebut serta dapat berdampak pada keputusan yang dihasilkan dan produk dari organisasi tersebut. Suatu Knowledge Management dapat mencapai kesuksesan jika dapat peduli dengan kinerja sistem dan pemahaman tentang bagaimana suatu organisasi dapat belajar. Suatu organisasi dapat mengakui bahwa semua proses yang terlibat dalam management yang ada di organisasi merupakan suatu kesatuan yang terlibat dalam siklus pembelajaran organisasi yang mana: (1). knowlwdge management dapat berhasil tertanam secara baik di suatu organisasi, (2) memfasilitasi proses pembelajaran yang dapat menjadikan tonggak untuk mendapatkan pengetahuan. Hal ini yang dapat menjadikan suatu Knowledge Management dapat berhasil di suatu organisasi dan dapat menerapkan Knowledge Management di organisasi tersebut.
Referensi :