RANGKUMAN TENTANG ISO
9001:2008
Pendahuluan
Pentingnya
mutu suatu produk/jasa dewasa ini telah mendorong berbagai perusahan untuk meningkatkan
kualitas persahannya masing-masing. Mutu menjadi tolok ukur bagi konsumen/pelanggan
dalam memilih produk/jasa. Begitu pentingnya mutu sehingga untuk menjamin mutu
suatu produk/jasa maka setiap perusahan/organisasi harus mengikuti suatu
standar prosedur yang disebut ISO 9001:2008.
ISO 9001:2008 adalah suatu
standar internasional untuk sistem manajemen Mutu/kualitas. ISO 9001:2008
menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian
dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk,
karena tidak menyatakan persyaratan - persyaratan yang harus dipenuhi oleh
sebuah produk (barang atau jasa). ISO 9001:2008 hanya merupakan standar sistem
manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang
dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional, akan berkualitas
baik (standar).
Sehingga dapat disimpulkan
bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2008) adalah Merupakan prosedur
terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk manajemen sistem, yang
bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa)
terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau
persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan
dan organisasi.
Definisi dan Sejarah ISO 9001:2008
ISO berasal dari kata
Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari
singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO
berasal dari International Standard of Organization, sama sekali bukan.
ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem
management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut
sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun
revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi
tahun 2008. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin
luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan system manajemen mutu
semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai scope
industry yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi
terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.
Organisasi pengelola
standard international ini adalah International Organization for Standardization
yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini
beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan
standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN – Komite Akreditasi Nasional).
Sejarah ISO dimulai dari dunia
militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943, pasukan Inggris
membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini
dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi kebutuhan
standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar seleksi
supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi semakin
dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan
standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD
series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality
Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN
05-8.
Seiring dengan kebutuhan
implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8 dikembangkan menjadi
BS-5750 pada tahun 1979. Atas usulan American National Standard Institute
kepada Inggris, maka pada tahun 1987 melalui International Organization for
Standardization, standard BS-5750 diadopsi sebagai sebuah international
standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi
pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek Quality Assurance,
aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing.
Concern utamanya adalah
inspection product di akhir sebuah proses (dikenal dengan final inspection)
dan kepatuhan pada aturan sistem prosedure yang harus dipenuhi secara
menyeluruh. Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty
quality bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh
ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan
pada proses yang menyebabkan ketidak-sesuaian pada produk. Namun demikian versi
1994 ini masih menganut system procedure yang kaku dan cenderung document
centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses
internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang
design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services.
Versi 1994 lebih fokus
pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis
kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa
yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi). Karena
ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standard
yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan
dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.
Pada versi tahun 2000,
tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses business yang
terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi
system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka
dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus
memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality manual
perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure yang
harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of
record, Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action,
dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis
manapun.
Pada perkembangan
berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun
2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara significant lebih
menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut.
Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive action,
maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang
dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses yang
terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing
menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.
8 PRINSIP MANAJEMEN
Seperti dijelaskan diatas
bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih mengedepankan pada pola proses
bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga hampir semua jenis
usaha bisa mengimplementasi system management mutu ISO 9001 ini. System ISO
9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan pilar
utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan
yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis
data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring
pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di
organisasi.
Pilar berikutnya yang
digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah
Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja
system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus utama yaitu
effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah :
- Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata untuk memuaskan customer.
- Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi.
- Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya sebagai office boy.
- Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan.
- Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah.
- Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008
- Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008.
- Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan.
Dengan 8 pilar ini diharapkan
pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat productive dan effective
untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai target-target yang telah
ditetapkan.
Manfaat Penerapan ISO 9001:2008 adalah
•
Meningkatkan Kepercayaan
Pelanggan
•
Jaminan Kualitas Produk dan
Proses
•
Meningkatkan Produktivitas
perusahaan & “market gain”
•
Meningkatkan motivasi, moral &
kinerja karyawan
•
Sebagai alat analisa kompetitor
perusahaan
•
Meningkatkan hubungan saling
menguntungkan dengan pemasok
•
Meningkatkan cost efficiency &
keamanan produk
•
Meningkatkan komunikasi internal
•
Meningkatkan image positif
perusahaan
•
Sistem terdokumentasi
•
Media untuk Pelatihan dan
Pendidikan
Referensi
1.
ISO 9001 : 2008 (Sistem Manajemen Mutu) http://forum.detik.com/showthread.php?t=72508
2.
Wawan S., PRINSIP DASAR ISO 9001:2008