Organisasi Dan Manajemen
Kata "manajemen" tampaknya sudah
begitu sering kita dengar. Manajemen erat kaitannya dengan konsep organisasi.
Sehubungan dengan hat tersebut, maka ada baiknya kita memahami dulu pengertian
dari organisasi. Menurut Griffin (2002), organisasi adalah a group of people
working together in a structured and coordinated fashion to achieve a set of
goals. Organisasi adalah
sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam
mencapai serangkaian tujuan tertentu. Atau dengan bahasa lain, penulis
mendefinisikan organisasi sebagai sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki
tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja
sama.
Berbagai organisasi memiliki tujuan yang
berbeda-beda, tergantung pada jenis organisasinya. Organisasi politik, social, bisnis
dll. Khusuanya organisasi bisnis bertujuan untuk memperoleh profit. Sekalipun
tidak seluruh organisasi bisnis bertujuan untuk profit, namun profit adalah
salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi bisnis di mana pun. Jika
tujuan dari bisnis adalah profit, maka organisasi bisnis adalah sekumpulan
orang atau kelompok yang memiliki tujuan untuk meraih profit dalam kegiatan
bisnisnya, sehingga mereka berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui
kerja sama di dalam organisasi tersebut. Bagaimana kerja sama dapat dilakukan
ketika karakter orang-orang atau kelompok orang yang ada di dalam organisasi
sangat berbeda-beda, didorong oleh motif yang berbeda-beda, dan berlatar
belakang yang berbeda-beda pula? Selain orang-orang yang berbeda-beda,
organisasi juga terdiri dari berbagai sumber daya yang dimilikinya, misalnya
peralatan, perlengkapan, dan lain-lain. Griffin mengemukakan bahwa paling tidak
organisasi memiliki berbagai sumber daya, seperti sumber daya manusia (human
resources), sumber daya alam (natural resources), sumber daya dana (financial
resources) atau keuangan (funds), serta sumber daya informasi (informational
resources). Bagaimana keseluruhan sumber daya tersebut dapat dikelola
melalui kerja sama dari orang-orang yang berbeda sehingga tujuan organisasi
dapat dicapai? Di sinilah peran dari manajemen diperlukan. Manajemen diperlukan
ketika terdapat sekumpulan orang-orang (yang pada umumnya memiliki
karakteristik perbedaan) dan sejumlah sumber daya yang harus dikelola agar tujuan
sebuah organisasi dapat tercapai.
PENTINGNYA
MANAJEMEN
Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi,
karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan
lebih sulit. Ada
tiga alasan utama diperlukannya manajemen :
- Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
- Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.
- Untuk mencapai efisiensi don efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.
Efisiensi
dan Efektivitas
Dua konsepsi utama untuk mengukur prestasi
kerja (performance) manajemen adalah efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah
kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Ini merupakan
konsep matematik, atau merupakan perhitungan ratio antara keluaran (output) dan
masukan (input). Seorang manajer efisien adalah seseorang yang mencapai
keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktivitas, performance) dibanding
masukan-masukan (tenaga kerja, bahan, uang, mesin, dan waktu) yang digunakan.
Dengan kata lain, manajer yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumber
daya-sumber daya untuk mencapai keluaran yang telah ditentukan disebut manajer
yang efisien. Atau sebaliknya, manajer disebut efisien bila dapat
memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas.
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat
atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan
kata lain, seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus
dilakukan atau metoda (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan.
Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas
adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things) , sedang
efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right).
Bagi para manajer, pertanyaan yang paling penting adalah- bukan bagaimana
melakukan pekerjaan dengan benar, tetapi bagaimana menemukan pekerjaan yang
benar untuk dilakukan, dan memusatkan sumber daya dan usaha pada pekerjaan
tersebut. Seorang manajer yang bersikeras untuk memproduksi hanya mobil-mobil
besar, sedang permintaan masyarakat justru ditujukan pada mobil-mobil kecil
adalah manajer yang tidak efektif, walaupun produksi mobil-mobil besar tersebut
dilakukan dengan efisien.
DEFINISI MANAJEMEN
Mary Parker Follett mendefinisikan manajemen sebagai seni
dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini
mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui
pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin
diperlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri.
Pengertian manajemen begitu luas, sehingga
dalam kenyataannya tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh
semua orang. Pembahasan kita akan dimulai dengan definisi yang lebih kompleks
dan mencakup aspek-aspek penting pengelolaan, seperti yang dikemukakan oleh Stoner
sebagai berikut :
Manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para
anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Dari definisi diatas terlihat bahwa Stoner
telah menggunakan kata proses, bukan seni. Mengartikan manajemen
sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan
pribadi Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.
Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa
memperdulikan kecakapan atau ketrampilan khusus mereka, harus melaksanakan
kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan
yang mereka inginkan.
Akhirnya, definisi yang kita gunakan
menyatakan bahwa manajemen melibatkan pencapaian "tujuan-tujuan
organisasi yang telah ditetapkan" (stated goals). Ini mengandung arti
bahwa para manajer organisasi apapun berupaya untuk mencapai berbagai hasil
akhir spesifik. Hasil-hasil akhir ini tentu saja unik bagi masing-masing
organisasi. Bagaimanapun juga, apapun tujuan yang telah ditetapkan organisasi
tertentu, manajemen merupakan proses dengan mana tujuantujuan dicapai.
Atas dasar uraian diatas, kita bisa menyimpulkan
bahwa pada dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan
orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan
organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian
(staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling).
Masalah identifikasi dan definisi manajemen
memang merupakan masalah yang sulit. Dan sampai sekarang tidak ada persetujuan
universal tentang definisi manajemen. Bahkan telah terjadi banyak perdebatan
bertahun-tahun hanya untuk menjelaskan bagaimana manajemen dapat
diklasifikasikan. Banyak penulis menyetujui bahwa manajemen mencakup berbagai
tingkat ketrampilan, tetapi di lain pihak juga sikap yang berbeda-beda. Untuk
lebih memperjelas pengertian manajemen akan dibicarakan topik-topik berikut
ini .
1. Manajemen sebagai ilmu dan seni
2. Manajemen sebagai profesi
Manajemen Sebagai
Ilmu Dan Seni
Luther Gulick
mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha
secarasistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama
untuk mencapai
tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kerrianusiaan. 4) Menurut Gulick
manajemen telah memenuhi persyaratan untuk disebut bidang ilmu pengetahuan,
karena telah dipelajari untuk waktu yang lama dan telah diorganisasi menjadi
suatu rangkaian
teori. Teori-teori ini masih terlalu umum dan subyektif. Tetapi teori manajemen selalu diuji dalam
praktek, sehingga manajemen sebagai ilmu
akan terus berkembang.
Hubungan antara teori
dan praktek manajemen dapat dijelaskan pada gambar 1.3. Dari gambar dapat
disimpulkan bahwa praktek manajemen seharusnya selalu didasarkan atas
prinsip-prinsip teori. Hubungan tersebut adalah praktek → menimbulkan suatu teori → menghasilkan prinsip-prinsip yang akan menjadi kaidah-kaidah dasar
pengembangan kegiatan manajemen dalam praktek.
Manajemen merupakan
ilmu pengetahuan juga dalam artian bahwa manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu pengetahuan
lain dalam penerapannya; misal, ilmu ekonomi, statistik, akuntansi, dan sebagainya.
Bidang-bidang ilmu ini dapat kita pelajari secara universal.
Gambar 1.1. Teori dan praktek manajemen adalah saling tergantung satu dengan yang lain.
Manajemen
bukan hanya merupakan ilmu atau seni, tetapi kombinasi dari keduanya. Kombinasi ini tidak dalam
proporsi yang tetap tetapi
dalam proporsi yang bermaCam-macam. Pada umumnya para manajer efektif mempergunakan pendekatan ilmiah dalam pembuatan
keputusan, apalagi dengan perkembangan peralatan komputer. Di lain pihak dalam banyak aspek perencanaan,
kepemimpinan, komunikasi, dan segala
sesuatu yang menyangkut unsur manusia, hagaimanapun manajer harus juga menggunakan pendekatan artistik (seni ).
Manajemen Sebagai
Profesi
Banyak usaha telah dilakukan untuk mengklasifikasikan manajemen sebagai suatu profesi. Edgar H.
Schein telah menguraikan karakteristik-karakteristik atau kriteria-kriteria
untuk menentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat
diperinci berikut :
- Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsipprinsip umum. Adanya pendidikan, kursus-kursus dan program-program latihan formal menunjukkan bahwa ada prinsip-prinsip manajemen tertentu yang dapat diandalkan.
- Para profesional mendapatkan status mereka karena mencapai standar prestasi kerja tertentu, bukan karena favoritisme atau karena suku bangsa atau agamanya dan kriteria politik atau sosial lainnya.
- Para profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi-fungsi manajemen
adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya
masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya.
Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHugh and McHugh (1997), terdiri dari
empat fungsi, yaitu:
·
Perencanaan
atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan
di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan
tujuan organisasi.
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mcncapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indicator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
·
Pengorganisasian atau
Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang
telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan
organisasi yang kondusif, dan bisa
memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara
efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
·
Pengimplementasian
atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa
dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan
tanggung jawabnya dengan penuh
kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
·
Pengendalian
dan Pengawasan atau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian
kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan
diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun
berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Beberapa literatur
mengemukakan pengertian yang berbeda, namun memiliki esensi yang sama. Misalnya
saja, Griffin
mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling). Griffin berbeda dalam hal leading, di mana Griffin bertnaksud untuk
mengemukakan bahwa kepemimpinan memiliki pengaruh kuat agar kegiatan manajemen
dapat dilaksanakan dengan baik. Pendapat Griffin ini sejalan dengan James AF
Stoner yang menempatkan fungsi leading sebagai ganti dari directing. Secara ringkas,
berbagai pendapat para ahli manajemen dalam mengemukakan fungsifungsi
manajemen ini dapat dilihat melalui Gambar
berikut ini.
Dari Gambar diatas dilihat bahwa para ahli manajemen
berbeda pandangan dalam mengeinukakan
fungsi-fungsi manajenlen. Selain planing,
organizing, directing, dan controlling, Sekalipun para ahli manajemen tersebut memiliki perbedaan pandangan dalam
melihat fungsi-fungsi manajemen, akan
tetapi esensinya tetap sama, bahwa:
- Manajemen terdiri dari berbagai proses yang terdiri dari tahapan-tahapan tertentu yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi.
- Setiap tahapan memiliki keterkaitan satu sama lain dalam pencapaian tujuan organisasi.